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庫存管理的表格怎么做?從0到1教你制作庫存管理表格

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發表于 2019-6-6 15:18:26 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式

excel表格在庫存管理中應用十分廣泛,是每個公司都會用到,下面倉庫社區帶你來看看怎么從一張空白表一步一步實現庫存管理表格的制作,目的是做到只需要記錄出庫入庫流水,自動對庫存及累計出入庫數量進行計算、實時統計。


一、建立物品信息

首先,要對物品進行信息化整理。為了規范管理,公司一般都會按一定可識別含義的方式對物品進行統一編碼,比如某物品為“經過電鍍工藝的U形03號材質的鋼材料”,可以編碼為:GUDD003。

注:物品信息見上表,包含了物品的基礎屬性信息


二、制作出入庫記錄表

接下來,就需要制作貨品出入庫的記錄表。出庫和入庫流水可以分開在兩張表里來記,也可以合在一張表,看實際使用的方便程度。這里以后者來示例:

注:表格包含物品信息,及每次出入庫的日期、數量。

第一步:創建查找函數

產品屬性信息在「物品信息表」中都是登記過的,這里我們希望記錄時通過選擇編碼后,自動生成名稱、型號、單位。只要在后面對應屬性單元格分別使用VLOOKUP查找函數就可以實現,見以下動圖教程,利用VLOOKUP函數,自動得到了與前面編碼對應的信息。

函數公式:=VLOOKUP($C3,物品信息表!$BE,2,0)

函數解答:第一個參數$C3表示想要查找的內容;第二個參數物品信息表!$BE表示要查找的區域(物品信息區);第三個參數2表示返回的內容為查找區域的第幾列,一個參數0表示精確查找。公式中($)符號代表該公式所引用(指向)的單元格在拖拽填充時不會發生行或列的移動。第三個參數是返回內容,那么在“型號/規格”、“單位”對應單元格中將上述VLOOKUP函數的2分別改為3、4就可以實現型號和單位的查找了:可以看到條記錄在編碼確定之后,通過在“物品名稱”的D3單元格中使用VLOOKUP函數就自動得到了與前面編碼對應的信息。

第二步:優化函數公式,避免錯誤值

如果物品信息為空,那么出入庫表后面對應的VLOOKUP函數返回了錯誤值#N/A,這時候我們用IF函數進行優化。優化公式,避免表格出現錯誤值#N/A。

函數公式:=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品信息表!$BE,2,0))

函數解答:

若查找單元格為空時返回空,為物品編碼時返回該編碼對應名稱、型號、單位。

第三步:將編碼做成下拉列表選擇

將物品信息編碼制作成下拉列表,以來可以免去多余的手動輸入,及手動輸入可能帶來的填寫錯誤,二來既省力又規范,見下圖操作:

簡單幾個步驟后,一份完整的物品出入庫記錄表就順利制作完成了。實際應用的過程中,選擇物品編碼自動顯示物品信息,非常方便。


三、實現庫存統計

接著,我們繼續對表格進行升級!每個登記在冊的物品信息后面,增加出庫數、入庫數、當前庫存,均實時顯示!

在「物品信息表」后部再增加以下幾個內容:

1、“前期結轉”,表格在新啟用時可以登記倉庫物品原有庫存;

2、累計出庫、入庫數量

3、當前倉庫庫存量

雖然新增了統計項目,但累計出庫、累計入庫可利用SUMIF函數從「出入庫記錄表」中獲取,并沒有增加工作量,見以下教程:

函數公式:=SUMIF(出入庫流水!$CC,$B3,出入庫流水!$GG)函數解析:個參數出入庫流水!$CC表示條件列;第二個參數$B3表示前面條件列應該滿足的條件(對應該行物品編碼);第三個參數出入庫流水!$GG表示對滿足條件的在此列求和。同樣的方法將第三個參數出入庫流水!$GG換成出入庫流水!$HH得到累計入庫數量:接下來,我們就可以利用簡單的求和公式,實現當前庫存自動填入:當前庫存=前期結轉+累計入庫-累計出庫,見下圖教程:


四、制作庫存告警

實際工作當中,我們常常需要對物品的庫存進行監控,假如A物品需要保有的安全數量為500,低于500有影響生產的風險,低于500時醒目顏色提示存量告警,并顯示當前欠數,以便及時發現提前做采購計劃。

因此,繼續對表格進行升級!在「物品信息表」后面繼續增加“安全庫存”、“是否緊缺”和“欠數”,如下圖:

庫存告警要好用,表格需要做到以下兩點:

1、庫存足夠時顯示不緊缺;

2、庫存小于“安全庫存”時顯示緊缺,并標出欠數,緊缺的用黃顏色提示:

是否緊缺函數公式:=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))

函數解析:表示“安全庫存”中不設置,則不做后面的提示;“安全庫存”中設置了數量,則緊缺時顯示“是”,不緊缺時顯示“否”。

欠數函數公式:=IF(K3="是",J3-I3,"")

函數解析:表示如果緊缺顯示欠數,不緊缺(或不需提示)時顯示為空。

通過調整后,只要設置了物品的安全庫存,就可以自動進行提醒及限時欠數,能夠提前對物品的補貨及采購進行計劃,非常直觀。效果如下圖:

五、報表優化及其他

到這里,一個自動統計的出入庫表就能夠輕松實現了!有了這個工具再也不用擔心上千個物品的倉庫庫存算錯了,庫存一緊張就告訴采購去買,效率也提高了!另外,還有4個升級優化的小tips,可根據自己的實際情況進行調整:

1、對于空行函數返回錯誤值或0值的,可用上面所講到的IF(A=””,””,B)來優化;

2、需要計算“金額”,則每個數量后增加“單價”和“金額”,金額里公式=數量*單價,即可;

3、物品編碼具有性,在錄入時應防止重復,可以選中編碼所在列(B列),點擊“數據”--“拒絕錄入重復項”,來規范錄入,輸入重復編碼時表格將阻止錄入;

4、公式保護:選中含有公式的單元格,點擊“審閱”保持“鎖定單元格”處于激活狀態,而其他需要用來填寫的單元格保持非激活狀態。 然后點擊“保護工作表”,在彈出的對話框中取消個“選定鎖定單元格”前面的勾,確定即可。

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